Privacy

Lokaal bestuur Olen behandelt jouw persoonsgegevens met respect voor je privacy

We volgen hiervoor de de Europese privacywet (GDPR) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Kaderwet).

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee lokaal bestuur Olen je kan herkennen, rechtstreeks of onrechtstreeks. Met jouw naam of rijksregisternummer weten we onmiddellijk (rechtstreeks) dat jij het bent. Maar ook met een combinatie van je adres, leeftijd en geslacht (onrechtstreeks) kunnen we je herkennen. Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan jou kunnen koppelen, zoals e-mailadres, telefoonnummer of zelfs IP-adres (het internetadres van je computer).

Het lokaal bestuur van Olen verwerkt voor de uitvoering van de verschillende gemeentelijke taken persoonsgegevens van inwoners. Zo verzamelen we bijvoorbeeld jouw gegevens wanneer je een vergunning aanvraagt, inschrijft voor een activiteit of een overeenkomst met het bestuur afsluit.

Hoe gaan we om met je persoonsgegevens?

In je contacten met het lokaal bestuur geef je persoonsgegevens door. Als klant van het lokaal bestuur mag je verwachten dat onze medewerkers zorgvuldig omgaan met je gegevens. Deze gegevens gebruikt het lokaal bestuur enkel voor de gemeentelijke dienstverlening. Je gegevens worden op een zorgvuldige manier in overeenstemming met de geldende privacywetgeving verwerkt. Dit betekent dat het lokaal bestuur in sommige gevallen je toestemming zal vragen voor het verwerken van je persoonsgegevens.

Het lokaal bestuur gebruikt je persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor je ze zelf hebt achtergelaten. Dat betekent dat als je bijvoorbeeld je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, het bestuur deze gegevens niet gebruikt voor andere zendingen. Ook zal het lokaal bestuur je gegevens niet aan derden verstrekken zonder je voorafgaande toestemming, tenzij zij daartoe gehouden is op grond van een wettelijke bepaling, zoals bijvoorbeeld (adres)gegevens opgenomen in het Rijksregister. Het gaat om zogenaamde ‘wettelijke informaties’ en waarbij de aanvraag moet gebaseerd zijn op een wettelijke bepaling.

Gegevens kunnen echter wel gebruikt worden voor opsporing als via de website strafbare feiten worden gepleegd of strafbare uitlatingen worden gedaan of voor verdere uitzonderingen zoals wettelijk bepaald.

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?

Lokaal bestuur Olen is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van lokaal bestuur Olen zomaar toegang heeft tot alles. Je persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.

We werken voor heel wat verwerkingen samen met allerhande leveranciers. Die bedrijven en organisaties kunnen gegevens verwerken in onze opdracht. Ze worden dan 'verwerkers' genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken, om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacystandaarden gebruiken.

Soms is lokaal bestuur Olen niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. Die organisaties worden dan 'ontvangers' genoemd. Als zij de persoonsgegevens echter verder willen verwerken, dan moeten zij ook voldoen aan alle voorwaarden van de AVG. We wisselen regelmatig ook persoonsgegevens uit met andere overheden en organisaties om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt. Zo kunnen we je nog beter van dienst zijn.

We zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. We doen dat enkel als je ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.

Juridische basis om persoonsgegevens te mogen verwerken

Lokaal bestuur Olen gebruikt jouw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de 'rechtmatigheid' genoemd. Onze 4 belangrijkste juridische basissen zijn:

Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudig weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kun je je toestemming met kennis van zake geven.
Een voorbeeld:
Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een nieuwsbrief.
We verwerken je persoonsgegevens, omdat je een overeenkomst bent aangegaan met lokaal bestuur Olen.
Een voorbeeld:
Je doet een beroep op de poetsdienst het OCMW Olen? Dan sluit je daarvoor vooraf een overeenkomst. Daarin staat onder andere ook waarvoor we je persoonsgegevens zullen gebruiken tijdens de duur van de overeenkomst.
We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, Federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten. En daarnaast is de AVG zelf soms ook de juridische basis, bijvoorbeeld voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek en voor archivering in het algemeen belang.
Een voorbeeld:
De dienst Burgerzaken is verplicht om gegevens van iedere Olenaar op te nemen in het bevolkingsregister.
We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren.
Een voorbeeld:
Lokaal bestuur Olen geeft schoenenkorting voor kinderen aan kwetsbare ouders die recht hebben op een leefloon. Er is geen wet die ons dat verplicht. Het lokaal bestuur Olen doet dit gewoon in het algemeen belang van de Olenaars.

In bijzondere gevallen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke, levensbedreigende noodsituaties of rampen.

Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur bewaart je persoonsgegevens niet langer dan de termijn die noodzakelijk is voor de uitvoering van de aangeboden en gefaciliteerde diensten.

De gegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard indien ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden. Deze verwerking moet in overeenstemming zijn met artikel 89 van de AVG.

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Het lokaal bestuur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of verkeerd gebruik. Op regelmatige basis laat het bestuur een audit uitvoeren om deze maatregelen te evalueren en waar gewenst bij te sturen.